شش نکته طلایی مدیریت زمان برای مشاوران املاک

وقتی انبوه اطلاعات در مورد مدیریت زمان را مطالعه می‌کنید، یک چیز کاملاً واضح می‌شود.

 مدیریت زمان برای مشاور املاک اصلاً مربوط به زمان نیست.

ممکن است خلاف واقع به نظر برسد، اما کارشناسان مدیریت زمان برای مشاور املاک در مورد سریع‌تر کار کردن صحبت نمی‌کنند. آنها درباره کاهش ساعات کاری بحث نمی کنند (اگرچه تقریبا همیشه به شما می گویند که استراحت مفید را درنظر بگیرید) و حتی میانبر پیشنهاد نمی کنند. در عوض، آنها در مورد نحوه گذراندن وقت، نحوه انتخاب اولویت های خود و چیزی که باید روی آن تمرکز کنید، صحبت می کنند.

به همین دلیل است که تمرکز محض بر کار خود، کارساز نیست. اگر می خواهید به عنوان یک مشاور املاک یا رهبر تیم، مدیریت زمان داشته باشید، باید 60 ساعت کار در هفته را متوقف کنید و زمان بیشتری را با خانواده خود بگذرانید، یا اسکی کنید، یا هر کاری که می خواهید انجام دهید.

بنابراین اگر آماده‌اید چرخه فرسایش شغلی را متوقف کنید و تمرکز خود را دوباره به دست آورید، این مطلب را بخوانید. این مقاله نکات و بینش هایی را در اختیار شما قرار می دهد که در نهایت به کنترل زمان خود نیاز دارید.

چرا مدیریت زمان واقعاً مدیریت وظیفه است

مدیریت زمان برای مشاور املاک به عنوان یک راهکار طلایی با اهداف کوچک شروع می شود.سیستم‌های مدیریت زمان که بر روی کاری که انجام می‌دهید تمرکز می‌کنند، به جای مدت زمانی که آن را انجام می‌دهید، از آغاز قرن نوزدهم زمانی که یک اقتصاددان ایتالیایی به نام ویلفردو پارتو ایده‌ای را مطرح کرد که به نام 80/80 شناخته شد، وجود داشته است

به بیان ساده، قانون 80/20 می گوید که 80 درصد از نتایج شما تنها از 20 درصد تلاشی که انجام می دهید حاصل می شود.

امروزه، متخصصان مدیریت زمان برای مشاور از کلمات کلیدی مختلفی برای توصیف آن استفاده می‌کنند، اما مهم نیست که آن را چه می‌نامید، اصول اساسی یکسان است.

این سیستم های مدیریت زمان برای مشاور املاک همگی به شما می گویند که یک کار را انجام دهید:

وظایف خود را فقط به مواردی کاهش دهید که تاثیر مستقیمی بر اهداف شما خواهد داشت و بقیه را محول کنید، به تاخیر بیندازید یا صرفاً رها کنید.

یکی از روش های پرکاربرد برای اجرای قانون 80/20، روش آیزنهاور نام دارد. ممکن است آن را از مانیفست تجاری حماسی استیون کاوی، هفت عادت افراد بسیار موثر، به یاد بیاورید.

به طور خلاصه، روش آیزنهاور روشی است برای سازماندهی فهرست کارها به چهار دسته اصلی:

• مهم و فوری
• مهم اما فوری نیست
• فوری ولی مهم نیست
• مهم نیست و فوری نیست

این شبکه پرکاربرد به دسته‌بندی فهرست کارهایتان کمک می‌کند تا بتوانید تعیین کنید که آیا باید شخصاً به یک کار رسیدگی کنید، آن را اکنون یا بعداً انجام دهید، آیا می‌توان آن را به شخص دیگری واگذار کرد، یا اینکه حتی نیاز به انجام آن نیست.

اکنون می توانید روی 20 درصد حجم کاری خود تمرکز کنید که 80 درصد از نتایج شما را به همراه خواهد داشت.

اما چگونه تعیین می کنید که وظایف در لیست کارهای شما به کجای شبکه تعلق دارند؟ به هر حال، به عنوان یک مشاور املاک، هفته کاری معمولی شما مملو از مشتریان، تماس های تلفنی و اتفاقاتی که نیاز به رسیدگی دارند، که همه آنها می توانند بسیار مهم و فوری به نظر برسند و شما را دچار آشفتگی و مشغله کنند مگر اینکه با تعیین اهداف درست، شروع به کار کنید.

مدیریت زمان برای مشاور املاک با اهداف کوچک شروع می شود.

مطمئناً، همه می خواهند بهترین مشاور املاک و مستغلات باشند. اما وقتی سعی می کنید زمان خود را بر اساس یک هدف مبهم مانند «بهترین بودن» مدیریت کنید، طرحی برای رسیدن به آن هدف نخواهید داشت.

شیوه های موثر مدیریت زمان برای مشاور املاک با اهداف مشخص و قابل اجرا شروع می شود.

مطمئناً مشاوران املاک عادت دارند به کار خود با توجه به کمیسیونی که می خواهند به دست آورند اولویت بندی کنند. اما اگر آن را از زاویه ای دیگر بررسی کنیم چطور؟

فرض کنید هدف شما کسب 100 میلیون کمیسیون در یک ماه است. می توانید با پرسیدن از خود شروع کنید:

• چند معامله باید ببندم تا به آن عدد برسم؟
• در حال حاضر نماینده چند مشتری و فهرست هستم؟
• تفاوت بین مشتریانی که من دارم و مشتریانی که به آنها نیاز دارم چیست؟

پاسخ به این سوالات به شما می گوید که کدام موارد در لیست کارهای شما مهم و فوری هستند.

جولی مورگن استرن، کارشناس مشهور مدیریت زمان و نویسنده پرفروش بین المللی، این روش را «رویکرد درون بیرون» می نامد. او پیشنهاد می کند که با تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی خود شروع کنید، بفهمید که چگونه برنامه ریزی کنید تا با اهداف شما مطابقت پیدا کند، یعنی کجا باید باشید و تا چه زمانی، سپس از خود بپرسید که چرا رسیدن به آنجا برای شما مهم است.

“مدیریت زمان از درون به بیرون در مورد طراحی یک زندگی است که بر اساس شخصیت و اهداف منحصر به فرد شما مناسب باشد، در مورد شناسایی آنچه برای شما مهم است و قرار دادن آن فعالیت ها در برنامه شما و کمک به شما برای داشتن احساس عمیق یک روز رضایت بخش.

• نکنه طلایی اول: کارهای مهم و فوری را انجام دهید.

حتی با عملی ترین هدف ممکن، کارشناسان مدیریت زمان اذعان دارند که انتظار انجام هر روزه همه وظایفی که در بشقاب خود می گذاریم واقع بینانه نیست.یعنی بیش از اندازه کار در حال انجام دارید، و این مورد به ویژه در مورد مدیریت زمان مشاور املاک و مستغلات صادق است. پس برای اینکه مطمئن شوید مهم‌ترین و فوری‌ترین وظایف را انجام می‌دهید، ابتدا آن‌ها را انجام دهید.

اما بیشتر مراقب باشید تا مهم‌ترین کار را با فوری‌ترین اشتباه نگیرید. طبق مقاله ای در هاروارد بیزینس ریویو توسط استاد مدیریت و کارآفرینی در دانشگاه دی پائول اریش دیردورف نوشته شده: آنچه فوری است ممکن است نیاز به توجه فوری داشته باشد. اما آنچه مهم است لزوما فوری نیست و ممکن است یه توجه بلند مدت نیاز داشته باشد. پس حتما مطمئن شوید کارهایی که هم مهم و هم فوری هستند همیشه اولویت اول شما هستند.

چطور کارهای مهم و فوری را شناسایی کنیم؟

یکی دیگر از سیستم های مدیریت زمان کلاسیک، چهار وجهی مدیریت زمان، نیز به طور کلی از ایده پشت قانون 80/20 پیروی می کند و وظایف را به چهار دسته تقسیم می کند:

• انجام دادن
• به تعویق انداختن
• برون سپاری
• حذف

سازندگان رویکرد چهار وجهی همچنین به این نکته اشاره می‌کنند که بعد از ارزش گذاری کارها و مشخص شدن ماهیت، از میان کار هایی که اولویت دارند، اول با کارهای کوچکتر شروع کنید تا برای انجام کارها ی سخت تر انگیزه بیشتری پیدا کنید.

• نکنه طلایی دوم: محدود کردن زمان انجام هر کار یعنی محیط کار بدون حواس پرتی.

اکثر مشاوران املاک با تکنیک محدود کردن زمان آشنا هستند که کارهای مشابه را با هم سازماندهی می کند. به عنوان مثال، پاسخ دادن به تمام ایمیل های شما از ساعت 4 بعد از ظهر. تا ساعت 5:00 بعد از ظهر یا برنامه ریزی قرار ملاقات از ساعت 15:00. تا ساعت 5:00 بعد از ظهر.

منطق پشت این ایده به زبان یک راننده حرفه ای به این صورت است که:هر بار که دنده را عوض می کنید، زمان را برای تغییر جهت دادن به کار جدید تلف می شود. با دسته بندی وظایف، تمرکز خود را مدیریت می کنید و در هر بلوک زمانی به شتاب بیشتری می رسید.

اما جنبه دیگر و کمتر آشنای محدود کردن زمان، نیاز به جلوگیری از وقفه در طول بلوک های زمانی است، به عنوان مثال، کارشناسان به شما پیشنهاد می‌کنند هنگام برقراری تماس‌های جستجوگر، تلفن همراه خود را به اتاق دیگری منتقل کنید تا بتوانید از زمان خود در طول آن بلوک استفاده بهینه کنید.

• نکنه طلایی سوم: ضرب الاجل ها و برنامه ها را تعیین کنید.

خوب، ما می دانیم که شما به چه فکر می کنید، “آها! ضرب‌الاجل‌ها به زمان بستگی دارند، اینطور نیست؟»

خوب، بله و نه.

وقتی ضرب الاجل تعیین می کنید، زمان محدودی را برای تکمیل یک کار به خود اختصاص می دهید. اما ضرب الاجل ها همچنین می توانند راهی برای نظارت بر مدیریت زمان مشاور املاک باشند و به خود بیاموزید که چگونه وظایف و پروژه ها را بهتر سازماندهی و مدیریت کنید. از نگاه روانشناسی مشاور املاک هم تعیین ضرب العجل های درست و واقعی نکته ای کلیدی به شمار می آید.

به گفته دکتر دیردورف، یکی از سه مهارت اساسی که برای تسلط بر مدیریت زمان ضروری است، آگاهی ست. توانایی ارزیابی واقعی مدت زمان یک کار، نظارت بر اینکه چقدر طول می کشد تا وظایف انجام شود و تعیین ضرب الاجل ها و محدودیت های زمانی واقعی بر اساس آن داده ها، یکی از بهترین راه هایی است که می توانید آگاهی ایجاد کنید.

• نکنه طلایی چهارم: کارهای مهم اما نه فوری را برنامه ریزی کنید.

اگر قانون شماره 1 مدیریت زمان مشاور املاک و مستغلات این است که همیشه با کارهایی که هم مهم و هم فوری هستند شروع کنید، قانون شماره 2 این است که مطمئن شوید برای آن دسته از کارهایی که مهم هستند، اما نیازی به انجام فوری ندارند، برنامه ریزی زمانی کنید.

چون موضوع اینجاست هنگامی که با ده ها کار فوری روبرو می شوید، می تواند بسیار وسوسه انگیز باشد که کارهای مهمی که باعث موفقیت در بلندمدت می شود و به رشد کسب و کارتان کمک می کند، بسیار وسوسه انگیز باشد. اطمینان حاصل کنید که اگر کارهای مهم را از تقویم یا برنامه ریز روزانه خود خارج می کنید، همیشه آنها را در برنامه کاری خود در تاریخ بعدی قرار دهید.

پس هر کاری که انجام می دهید، اجازه ندهید وظایف مهم شما از بین برود.

• نکته طلایی پنجم : نه بگویید.

هر چند ترسناک به نظر می رسد، مدیریت زمان مشاور املاک حرفه ای می تواند به معنای رد کردن درخواست ها یا حداقل محدود کردن جلسات، تماس های تلفنی و سایر تعاملاتی باشد که باعث استفاده ضعیف از زمان شما می شود.

• نکته طلایی ششم: قانون 5 را در نظر بگیرید.

سیستم تکنیک پومودورو، پیشنهاد می‌کند که هر 25 دقیقه 5 دقیقه استراحت کنید و زمانی که روی پروژه‌های طولانی‌تری کار می‌کنید، استراحت‌های طولانی‌تری داشته باشید. تقسیم کارها به فواصل 25 دقیقه ای می تواند به جلوگیری از گیجی، که یکی از دلایل بزرگ اهمال کاری است، کمک کند.

همچنین برای جلوگیری از فرسودگی شغلی، مهم است که هنگام تکمیل یک پروژه به خودتان با زمان دوری از کار پاداش دهید. شامل یک سیستم عالی است.

فراموش نکنید که برای مدیریت زمان مشاور املاک لازم است که

1. یک مجموعه مشخص از اولویت‌ها برای آنچه می‌خواهید به انجام برسانید تعیین کنید.
2. اهداف خود را به وظایف قابل اجرا تقسیم کنید.
3. وظایف را اولویت بندی کنید و براساس آن انجام دهید، به تعویق بیندازید،به دیگران بسپارید و یا کاملا حذف کنید.
4. زمان انجام کار های مشابه دا بلوک بندی کنید.
5. هر بلوک را در محدوده زمانی مشخص انجام دهید.
6. زمان مشخصی برای پرداخت به ضرب الاجل ها بر اساس داده ها تعیین کنید.
7. در همه جلسات شرکت کنید و مهمترین ها را انتخاب کنید.
8. استراحت و کار مفید را فراموش نکنید.